映像が浮かぶ読者の心を動かす具体的な文章を書くにはどうすればいいか？
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文章を書こう！
メール・報告書がスラスラ書けるようになるたったひとつのコツとは？
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報告書とか、メールの返信とか、
そういう文章書くの、めんどくさいですよねぇ〜。
最近だと、AIで執筆・自動返信できるかもしれないですが、
まだまだ手書きで書いている人も多いはず。
「書き出しどうしよう」とか、
「どういう構成で書いたらいいのか」とか、
「どういう書き方をしたら伝わりやすいのか」とか、
悩みだすと…どんどん時間だけが過ぎていきますよね。
でも、
こんにちは、のざき寿（ひさし）と言います。元お笑い芸人です。
たったひとつのことを意識するだけで、
伝わりやすい文章になりますし、書きやすくもなります。
それは…
「結論」から先に書いてしまいましょう。
結論を書いてから、それから背景なり理由なり根拠やデータを示します。
「冒頭に結論を書く」それだけで、伝わりやすい文章になりますし文章がグッと書きやすくなります。
Contents
伝わりにくい報告書の特徴とは？
逆に、伝わりにくい報告を考えてみると「結論から書く重要性」わかりやすいかと思います。
たとえば、
「部下に報告を受ける上司」という場面を想像してみてほしんですけども。
あなたは上司です。
「今月の売り上げは達成したのかな？」と、上司であるあなたが部下に質問します。
すると部下が、
「今月はですね、先月よりも訪問数を増やそうと思ったんですけども、急な案件の依頼があって、訪問に時間を割けずにですね、急な案件も途中でトラブルが起こりまして、その対応に追われてまして…」
みたいな前置きの話を、ダラダラと話してくる。なんなら言い訳に聞こえてきます。
あなたが部下から聞きたいことはなんですか？
結果ですよね。
「で？売り上げは達成したのか？」と、まず結論を聞きたくなりますよね。
報告書の文章でもまったく同じことが言えるんです。
結論から書かないとそもそも読まれない
結論までの前置きが長いと、読者は最後まで読んでくれないんです。
5,000文字ある記事で、最後まで読み進めないと結論がわからない文章があるとします。
5,000文字を読み進めていった先に結論が書いてなかったら…
「だろうと思います…」みたいな歯切れの悪い終わり方だったら…
さすがに、がっかりしますよねぇ… 。
というか、ムカついてきますよね。
結論を先に書くことは読者のため
何が書いてある状態かわからないまま文章を読み進めることは、
読者にとって、ものすごく不安なんですよ。
ゴールのないマラソンを走らされているようなこと。
逆に、先に結論が書いてあれば読み手は安心します。
だから結論から書くことは、文章を書くことの基本なんです。
読み手が知りたいことは何か？
読み手が文章を読む時、いちばん知りたいことは何でしょう。
おそらく、
読み手が知りたいこと
- この文章には何が書かれているのか？
- 自分にとって有益な情報が書いてあるのかどうか？
ということを、読み手は知りたがっています。
結論を先に伝えることは、読み手の視点に立って文章を構成するということなんですね。
「この文章を読み進めて大丈夫なのか？」という読者の疑問や不安を、文章の最初で取り除いてあげましょう。
そうすると読む人にとって親切な文章になります。
なぜ書きたいことから書いてはいけないのか？
逆に、書き手の伝えたいことから書いてしまうとどうなるか。
状況説明だったり概要だったり、テーマに関係ない話をダラダラと書いてしまいがちです。
読者からすると、説明などには興味がないわけです。
読者がいちばん知りたいことは「自分にとって有益な情報が書いてあるのかどうか？」という結論です。
だから、書きたいことから書いてはいけないんです。
書きたいことから書くのは、書き手の自分勝手な都合でしかないんです。
結論を知れば読者は自然に理由を知りたくなる
結論を先に書いてしまったら、読者はそこで読むことをやめてしまわないかな？
魅力的な結論であれば、
「なぜその結論になったか？」その理由を知りたくなるでしょう。
理由や根拠を知りたくなる
- どうしてそうなったのか？
- 根拠はあるのか？
- 客観的な事実はあるのか？
- まわりの評判はどうか？
読者の方から質問が飛んでくるような、そんな魅力的な結論（考え方）を最初に伝えましょう。
伝わりやすい・書きやすい文章の構成とは？
ですので文章の構成は、
論理的な文章の構成
- タイトル
- 結論
- 理由
- 根拠
このような順番で書くほうがいいんですね。
構成に悩まなくていいので、スラスラと報告書が書けるようになります。
実は文章を書くことが苦手な人は「文章構成」につまずいている人がほとんどなんです。構成に悩んで時間を費やしてしまっているわけですね。
ただし、これはあくまで報告書とか議事録・メールの返信に関する書き方です。
文章の性質によって構成を使い分ける
小説やエッセイなどは結論を先に書いてしまうとネタバレして面白味がなくなってしまうので注意してくださいね。
要は、文章は構成を使い分けることが重要という話です。
エッセイは結論に辿り着くまでを面白くする
少し余談にはなりますが、
ぼくは介護をテーマにしたエッセイを書いています。
介護現場で起こった出来事を、おもしろく書いています。
こうしたエピソードは結論から語ってしまうと…
オチ、先に言ってもーてるやん！
エッセイは基本、最後にオチ（結論）を書いた方がいいですね。
「この先どうなるんだろう？」というドキドキを保ったまま、最後まで文章を読ませるように書いた方がいいです。そこが腕の見せ所です。
論理的で読みやすい文章構成とは？
まとめとして、
論理的な文章構成を整理しておきますと。
論理的な文章構成
タイトル
- 大見出し（結論）
- 文章全体の要約や結論を先に伝える
- 見出し（理由）
- 本文
- 見出し（根拠）
- 本文
- 見出し（具体例など）
- 本文
- 見出し（まとめ・結論）
このような文章構成にすると論理的で読みやすい文章・報告書・メールになります。
もっと深く知りたい方は「書く技術・伝える技術」を読んでみてください。文章構成のパターンが詳しく解説されているので、かなりおすすめです。
伝わる文章を書きたい人へ
ちなみに「PREP法」とかもこのような構成文章構成です。
情報系やノウハウ系の記事を書く方は、必読書だと思います。
普段の会話でも結論から先に伝えよう
文章にかぎらず普段の会話でも、
結論から先に言ったほうがいいですね。
さんざん話を聞いた挙句、「この人は結局何が言いたいのだろうか…」って思うこと…ありますせんか。
話がわかりにくい相手は、だいたい結論を後に話します。
それは相手の時間を奪っていることになります。
結論を意識して書く・話すことをすると、
伝えることが上手くなりますし、読み取ることも上手くなるんです。
結論を意識すると、コミュニケーションがスムーズになりますよ。
ABOUT ME
Webライター・ブログ運用などで活動しています。デイサービスの介護職員。前職はホームページ制作会でWordPress・Webエンジニアをしていました。元よしもとの元お笑い芸人。
